Электронный архив организации

Автоматизация управления документами архивного фонда  – тема, пока еще не нашедшая должного понимания  у руководства большинства организаций.  Типичный архив предприятий «новой» эпохи – комнатка, куда периодически заносятся связанные в стопки документы и укладываются на свободные места. Требование «Хранить постоянно» к определенным видам документов воспринимается как нечто мифологическое.  В бывших «советских» предприятиях работа с архивными документами  ведется по накатанной  десятилетиями колее, пока у них все в порядке, их архивисты с 30-40 летними стажами ещё разбираются с постоянно растущими архивами. 

В чем плюсы автоматизации управления документами архивного фонда?  Очевидно - учет, поиск, отчетность. Гарантированно найти необходимый документ в короткие сроки задача достаточно сложная и, чаще всего, невыполнимая для неавтоматизированного архива. Автоматизированная система НСА (научно-справочного аппарата) к 'бумажному' архивному фонду – основной инструмент архивиста, обеспечивающий оперативный учет и поиск документов.

Но есть еще один плюс автоматизации. Новые сотрудники, приходящие на работу в ведомственные архивы, как правило, не имеют ни опыта, ни необходимых знаний. Автоматизированная система, разработанная с учетом требований Росархива и лучших российских практик управления архивными документами, жестко регламентирует работу архивиста, заставляя соблюдать нормативно-технические требования. Система «вытягивает» квалификацию архивиста до какого-то разумного минимума, а дальше вопрос времени.  Здесь уместна аналогия с замечательным продуктом «1С:Бухгалтерия», благодаря которому  тысячи бывших инженеров, учителей, военных неплохо решали и решают вопросы бухгалтерского учета.

Очень важно, что автоматизация архивного делопроизводства позволяет создать предпосылки для хранения электронных образов архивных документов и создания электронного архива, который дает возможность:

·         Оперативного доступа сотрудников предприятия к документам архивного фонда в соответствии с правами доступа, в том числе с использованием Интернет-технологий;

·         Внеофисного хранения бумажных архивных документов на более дешевых площадях;

·         Создания страхового фонда документов, увы, документы 90-х годов, напечатанные на лазерных принтерах, уже разрушаются.

Очевидно, что перевод в электронные образы архивных документов даже десятка тысяч дел – задача трудоемкая и дорогостоящая, необходимо потребности соизмерять с финансовыми, и материальными возможностями, целесообразно начать с особо ценных и часто используемых документов.  Для сканирования архивных дел используются два основных метода:

·         Разброшюровка дел с последующим сканированием на документном (поточном) сканере и повторной брошюровкой;

·         Сканирование дел на книжном (планетарном) сканере без разброшюровки.

Первый метод  дешевле, поточные сканеры, обеспечивают скорость двухстороннего сканирования от десятка до нескольких сотен листов в минуту.  Современные высокоскоростные промышленные сканеры – целые системы потокового ввода документов, представляющие собой сложнейшие программно-аппаратные комплексы, позволяющие организовать и автоматизировать процесс перевода бумажных массивов документов в электронный вид, а также последующую интеграцию оцифрованных документов в систему управления предприятием.Но даже при устранении реального риска потерь документов при переброшюровке, учитывая механический контакт устройства с документами, рекомендовать этот метод можно только для архивных дел текущего столетия. 

Для дел XX века безопасней  бесконтактное сканирование на книжном сканере, у которого сканирующая система находится сверху и снимает любые объекты, находящиеся на специальном столе сканирования. Оператор сканирования просто переворачивает страницы, а сканер автоматически определяет формат и устанавливает автофокус, скорость сканирования при этом - 2 секунды на разворот. Использование в книжных сканерах моторизированной колыбели и ножной педали для управления позволяет облегчить работу оператора.  Бесконтактный способ сканирования и безопасное освещение без инфракрасного и ультрафиолетового из­лучения исключают риск повреждения документов, обеспечивая деликатное обращение с любыми ори­гиналами, в том числе с раритетными книгами, особо ценными документами, ветхими и поврежденными ори­гиналами и т.п.  Для удобства работы

Говоря о скорости сканирования, нельзя не сказать о разрешении сканирования.  Результат сканирования - графический файл, чем выше разрешение, тем меньше скорость сканирования, больше размер файла и больше размер требуемого хранилища. При сканировании десятка документов разница несущественная, но когда счет идет на сотни тысяч – излишнее разрешение уже критично. С другой стороны, низкое разрешение не позволит в случае необходимости оцифровать (распознать) документ, превратив его электронный образ в текстовый файл. Оцифровка электронных образов требует  дополнительных затрат, но в результате позволяет реализовать полнотекстовый поиск документов в электронном архиве.

А как же обстоят дела с документами, вновь поступающими на архивное хранение? Практика показывает, что большинство этих документов  уже существуют в  организациях в электронном виде - в системах электронного документооборота, в корпоративных файловых хранилищах, в  компьютерах работников.  Сформировать «новое» электронное дело менее затратно, чем перевести в электронный вид «старое», но только при условии,  что в организации существует политика работы с документами, действуют и исполняются регламенты управления документами.

Мы ни в коей мере не против бумажных документов, мы за эффективную работу с ними. Электронный архив - это качественно новый уровень хранения и использования  документальной информации, повышающий эффективность работы с  документами в организациях, независимо от форм собственности и сфер деятельности.  Завтра нас ждет работа с электронными документами, которые практически уровняли в правах с бумажными,  а как хранить их без электронного архива?