Тот самый ЭЛЕКТРОННЫЙ документооборот

В отличие от мировой практики, которая рассматривает системы документооборота как средство документирования деятельности организации и коллективной работы над документами, вековые традиции российского документооборота предполагают управленческую составляющую – контроль исполнительской дисциплины. Но сегодняшним руководителям уже недостаточно ежеквартальных и даже ежемесячных сводок о ходе выполнения их поручений, они хотят иметь возможность получать информацию оперативно, да еще находясь за тысячи километров от родной организации,  этого бумажный документооборот обеспечить уже не в состоянии, а система электронного документооборота (СЭД) может! Более того, СЭД дает и исполнителю инструмент, позволяющий в реальном времени отслеживать исполнение возложенных на него поручений, переводя документационное обеспечение управления организации на качественно новый уровень.

Вот они, основные управленческие эффекты электронного документооборота:

·       непрерывный контроль исполнения управленческих решений руководства, выдаваемых в виде резолюций на входящих документах, приказов, распоряжений протоколов совещаний и т.п., как по срокам, так и по существу исполнения;

·       «прозрачность» исполнения управленческих решений, за счет хранения метаданных документа, фиксирующих какие поручения выдавались по данному документу, и кто, в какие сроки и какие действия выполнил или не выполнил по этим поручениям;

·       сокращение бумажного документопотока внутри организации и увеличение скорости прохождения документов, за счет их электронного согласования и автоматизированной доставки электронных образов документов;

·       существенное сокращение трудозатрат на поиск документов, за счет создания единого электронного хранилища документов с развитой поисковой системой;

·       снижение рисков в случае утери бумажных документов, за счет хранения их электронных образов;

работа подразделений, в том числе и удаленных, в едином контуре, используя единую политику управления документами.

И тут возникает справедливый вопрос: «Почему, если всё так хорошо, так тяжело идет внедрение систем электронного документооборота в России?» 

Опыт показывает, что на успешность внедрения СЭД в организации в большей мере влияют не столько выделяемые финансовые ресурсы, сколько культура организации и квалификация внедренцев СЭД.

Культура организации –  комплекс факторов, присущих конкретной организации,   определяющих,  насколько эффективным окажется внедрение, как далеко организация сможет продвинуться в использовании электронного документооборота.

Основные факторы:

·       готовность организации к инновациям;

·       степень компьютеризации руководства организации и её специалистов;

·       поддержка внедрения СЭД высшим руководством организации;

·       общий уровень исполнительской дисциплины в организации;

·        «вес» службы ДОУ в организации и её потребность в изменениях;

·       степень формализации процессов ДОУ организации;

·       взаимоотношения служб ДОУ и ИТ;

·       подход к выбору СЭД.

Квалификация специалистов, внедряющих СЭД – важная составляющая успеха, будь то специалисты самой организации или внедренцы сторонней компании. Может ли организация сама внедрить систему электронного документооборота? Безусловно, да! Может ли это внедрение быть успешным? Возможно. Располагая определенной культурой, грамотно подобрав продукт, обучив своих специалистов в компании-разработчике СЭД, обеспечив специалистам необходимый ресурс времени, можно добиться хороших результатов, часто не хуже чем при привлечении сторонней компании.

В идеальном варианте  преимущества сторонней компании:

·       хорошее знание возможностей СЭД, позволяющих наиболее эффективно её использовать;

·       хорошее знание предметной области – документационного обеспечения управления;

·       «свежий» взгляд на процессы ДОУ организации.

Последнее преимущество даст эффект только при наличии второго, но вот со вторым проблема - восемьдесят процентов специалистов компаний-внедренцев СЭД обладают весьма поверхностными знаниями в области ДОУ.

И все-таки, как сделать проект внедрения СЭД успешным? Ответ достаточно прост - учитывать что система электронного документооборота - это прежде всего средство взаимодействия ЛЮДЕЙ, и как любое средство, СЭД должна соответствовать поставленным перед организацией задачам.