Система eDocLib – удобный архив, автоматизация документооборота и совместной работы

eDocLib позволяет собрать информацию в единой базе и предоставить каждому из сотрудников быстрый и наглядный доступ в соответствии с обязанностями.  

Среди распространённых примеров использования eDocLib архивы первичной бухгалтерской документации, финансовых документов, специализированные базы знаний (например, по нормативно-правовым актам). 

В eDocLib «из коробки» реализовано все необходимое для создания электронного архива, базы знаний, организации совместной работы с файлами и организации документооборота. 

Система eDocLib включена в Реестр российского ПО  в соответствии с Приказом Минкомсвязи России  от 29.04.2016 №183


«eDocLib:Документооборот» – это:

- поддержка бумажного и электронного документооборота;
- автоматизация всех этапов жизненного цикла документов;
- обеспечение возможности разнообразного контроля за документами на всех этапах жизненного цикла;
- простота установки и эксплуатации системы;
- низкая стоимость владения.

 

Ключевые особенности «eDocLib:Документооборот»:
- полноценный web-доступ ко всем данным и функциям, что позволяет работать с документами как в локальной сети организации, так и вне ее;
- высокая степень адаптации к специфике организации как при первичной настройке системы, так и в процессе эксплуатации;
- работа со стандартными делопроизводственными видами документов – входящими, исходящими, внутренними, обращениями граждан;
- возможность конструирования требуемых видов регистрационных карточек документов, справочников и изменения существующих видов документов;
- произвольная масштабируемость;
- работа в условиях территориально-распределенных организационных структур;
- автоматизация процессов работы с проектами поручений;
- форумы обсуждения документов;
- работа с задачами (Task Management);
- возможность хранения и обработки неструктурированной информации, в том числе multimedia;
- личные библиотеки документов;
- массовый ввод документов в систему;
- гибкая система прав на доступ к документам, справочникам и функциям системы;
- рабочие группы пользователей;
- механизмы делегирования полномочий по работе с документами, контролю и исполнению поручений и задач другим пользователям;
- возможность создания электронного архива документов.

«eDocLib:Документооборот» сочетает типовые возможности СЭД и ряд новых функций, существенно расширяющих возможности пользователей.

Конфигурация системы «eDocLib:Документооборот» способна удовлетворить потребности широкого круга потребителей в любых отраслях. Система может с успехом применяться в государственных, муниципальных организациях и на любых предприятиях. Важнейшей особенностью системы является возможность изменения существующих видов регистрационной информации и создания требуемых видов описания данных. Причем настроить систему с учетом правил документооборота своей организации потребитель может самостоятельно, без программирования!  

Кто может применять «eDocLib»?


 

Для организации единого информационного хранилища систему «eDocLib» могут использовать как государственные структуры, так и коммерческие организации:

  • Органы государственного управления

  • Муниципальные организации и предприятия

  • Промышленные, строительные предприятия

  • Проектные, научные и научно-исследовательские организации

  • Торговые предприятия

  • Банки и финансовые институты

  • Медицинские учреждения и больницы

  • Страховые компании

  • Туристические агентства

  • Транспортные компании

  • Юридические компании

  • Предприятия телекоммуникации и связи

  • Редакции журналов, газет, издательства

  • Учебные заведения, библиотеки

а также любые другие предприятия и организации вне зависимости от сферы деятельности.

Документы

Хранение описаний документов и их электронных образов, управление информацией о бумажных документах, их каталогизация, рубрикация, быстрый поиск. «eDocLib» позволяет работать с любыми видами документов. С одной стороны, система обеспечивает доступность документов в общем информационном ресурсе, а с другой – строгое разграничение доступа к группам и отдельным документам, вплоть до отсутствия каких-либо сведений о хранящихся в системе документах для лиц, не допущенных к ним.

Работа с досье партнеров и клиентов

Ведение досье, дел клиентов, партнеров. «eDocLib» позволяет вносить любую необходимую информацию в электронное досье или дело, хранить описания документов в виде регистрационных карточек и электронных образов. Досье, дела клиентов и партнеров могут быть классифицированы по любому признаку, что облегчает работу с ними и позволяет делать подборку досье, дел по определенному критерию. Индивидуально настраиваемые печатные формы обеспечивают возможность создания необходимых шаблонов для всех используемых типов информационных материалов.

Работа с договорами

Хранение описаний договоров и их электронных образов. «eDocLib» позволяет вести информацию о договорах и любых относящихся к ним документах. Установка ссылочной связи между договорами, актами, дополнительными соглашениями и приложениями организует документы по каждому из проектов в единые массивы информации.

Работа с проектной, научно-технической документацией

Учет, хранение и поиск проектной и научно-технической документации, документов по качеству, по управлению окружающей средой, по защите труда на рабочем месте и т.д. «eDocLib» позволяет построить структурированный архив технической документации различного назначения с возможностью работы в нем удаленных пользователей.

Работа с информационными материалами и статьями

Хранение большого числа разнообразных материалов, статей, которые могут быть классифицированы по различным признакам. Организация единого хранилища материалов позволяет создать единую базу знаний, что может быть применено как редакциями, издательствами, так и другими службами.

Библиотека законодательных и нормативных актов

Создание библиотеки законодательных и нормативных актов обеспечивает доступность важной юридической информации путем удобной классификации и быстрого её поиска (как атрибутивного, так и полнотекстового), что позволяет делать подборки материалов по тем или иным вопросам и темам.

Библиотечно-информационные процессы

Автоматизация библиотечно-информационных процессов обеспечивает быстроту и удобство поиска литературы, решает такие задачи как сокращение сроков обработки книги, контроль использования информационных ресурсов. «eDocLib» позволяет пользоваться библиотечными ресурсами посредством сети Internet, использовать результаты автоматизации в территориально удаленных подразделениях библиотеки. «eDocLib» реализует возможность создания полнотекстовых баз данных изданий, монографий, учебников, а также банков изображений и музыки.

Работа с файлами сотрудников организации

Каждый пользователь может создавать в «eDocLib» собственные подборки нужных материалов, которые могут быть полезны не только для него самого, но и для других сотрудников организации. Создание подобных информационных массивов позволит сконцентрировать все знания в одном информационном хранилище, с единой структурой и общими принципами доступа к ним.

Перенос документов с любых материальных носителей в электронный архив

Система «eDocLib» совместно с любыми средствами переноса данных с материальных носителей в электронную форму позволяет создать электронный архив организации. И по мере накопления в нем преобразованных данных, например с помощью систем сканирования и распознавания, самостоятельно накапливать и преобразовывать свои документы в электронный вид. 

Свяжитесь с нами